Електронна трудова книжка замість паперової: головні плюси і мінуси нововведення

На початку літа Кабінет міністрів схвалив законопроєкт про введення електронної трудової книжки. Тепер документ повинен ухвалити парламент, після чого в Україні будуть поступово зникати паперові трудові книжки. Що зміниться для українців з впровадженням електронного документа.

3 червня Кабінет міністрів України затвердив законопроєкт про електронну трудову книжку і запропонував його на розгляд парламенту.

"Фактично ми йдемо шляхом відмови від паперових трудових книжок. Ми визначаємо законодавчі підстави для автоматичного призначення пенсій за віком через особистий електронний кабінет особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України", – зазначила Марина Лазебна, міністр соціальної політики.

Про те, щоб впровадити в Україні електронні трудові книжки замість паперових, розмови ходять давно. Наприклад, з такою ж ініціативою виступав попередній уряд. Влада планує, що паперові трудові книжки залишаться на руках у самих людей, а весь облік трудової діяльності вестиметься в електронному форматі. Якщо ж працівник захоче, щоб всі відомості були також в його паперовій трудовій, відділ кадрів зобов'язаний буде вносити в книжку всі записи.

Завдяки електронному обліку трудової діяльності, пенсії за віком українцям також хочуть нараховувати автоматично, а якщо у працівника будуть якісь уточнення, він зможе внести їх в будь-який момент. У Мінсоцполітики повідомили, що наповнити цей реєстр планують впродовж наступних п'яти років.

Денис Соловей, юрист Gracers Law Firm, каже, що в електронній трудовій книжці можна подивитися інформацію про трудові відносини працівника і роботодавця, починаючи з 1998 року. Інформацію про трудову діяльність до 1998 року можна буде подати у вигляді сканованих копій, завірених електронним підписом.

"Отже, навіть втративши паперову трудову книжку, вся інформація буде доступна в онлайн сервісі. На цей момент паперові трудові книжки залишаються чинними, однак в майбутньому планується оформлення паперових трудових книжок лише за бажанням працівника", – зазначив Соловей.

Олег Горецький, керуючий партнер ЮФ "Горецький і Партнери", розповідає, що на кожну застраховану особу заводитиметься персональна електронна облікова картка. Ці дані зберігатимуться ще 75 років після смерті людини.

"Електронна трудова книжка буде розділена на п'ять частин. Перша частина складатиметься з номера посвідчення застрахованої особи, ПІБ, дати народження, статі, громадянства, оцифрованого підпису і фото, а також місця проживання, номера телефону та адреси електронної пошти. Пізніше будуть внесені відомості про смерть. Друга частина – інформація про страховий стаж, заробітну плату, сплачену суму ЄСВ. Третя частина вказуватиме особливий статус громадянина. Четверта частина відобразить виплати за окремими видами загальнообов'язкового державного соцстрахування. П'ята частина відобразить загальний страховий стаж українця", – каже Горецький.

Чим хороші електронні трудові книжки

Уже зараз кожен українця може перевірити інформацію про записи у своїй трудовій книжці, починаючи з 2000 року, в особистому кабінеті на сайті Пенсійного фонду. Щоправда, для того, щоб увійти в кабінет, знадобиться особистий ключ електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Але електронні книги просто сканують і таким чином вносять дані в єдину базу, тому в уряді хочуть зробити цей процес сучаснішим і спрощенішим.

Філіп Орлов, керівник і керуючий партнер юридичної компанії "Наказ", зазначив, що безумовним плюсом є те, що інформація, яка є в електронній трудовій книжці, вже підтверджена і в майбутньому не виникне проблем з неправильним заповненням та визнанням недійсними записів або ситуацією, коли запис в книзі вносився фіктивно, без нарахування податків і подання відповідних звітів.

"Відпаде питання про зберігання і пересилання трудових книжок і ситуацій, в яких проводилися різного роду маніпуляції з утримуванням трудових книжок. Паперові трудові книжки до включення всіх відсутніх даних і надалі використовуватимуться з метою отримання даних про трудову діяльність працівників (за періодами, яких немає в реєстрі)", – пояснює Орлов.

Зореслава Кудиба, член Асоціації правників України, каже, що виникає безліч судових суперечок через те, що трудову книжку не видають у момент звільнення, а саме електронні трудові книжки могли б вирішити цю проблему.

"Після введення електронної трудової книжки у роботодавця має зникнути обов'язок вручати звільненому працівникові його трудову книжку, а потім повинні припинитися випадки ухилення недобросовісними працівниками від її отримання для впровадження в майбутньому судового спору. Крім того, є окремі випадки відмови роботодавця в поверненні трудової книжки або погроз її знищення, зокрема, для тиску на працівника, підписання ним певних заяв тощо. Думаю, такі інциденти також повинні зникнути в майбутньому", – говорить Кудиба.

Владислав Волинець, д.ю.н., керуючий партнер INPRAXI LAW, зазначив, що в тому вигляді, в якому зараз існує трудова книжка, вона себе вичерпала. Повинні піти в минуле виписки з трудових книжок, журнали обліку їх руху, перевірки ведення і будь-яка інша бюрократія.

"Ідея скасування трудових книжок в тому вигляді, в якому вони зараз є, не нова і обговорюється давно. Ця ідея відмінно вписується в загальний тренд дерегуляції та сучасні способи зберігання інформації і отримання доступу до такої інформації. Така відміна повинна дозволити бізнесу і державі не витрачати додатковий час і ресурси на адміністрування трудових книжок, в тому числі не наймати відповідних фахівців", – каже Волинець і додає, що для впровадження електронних трудових книжок обов'язково потрібно вносити зміни до Трудового кодексу.

Незважаючи на те, що така процедура повинна спростити життя як простим українцям, так і кадровикам, у вигадки все ж є і низка мінусів.

Мінуси введення електронних трудових книжок

Андрій Шульгін, юрист ЮК Kachura Lawyers, зазначає, що обов'язковим ведення електронних трудових книжок стане тільки після ухвалення законопроекту, який вносить зміни до низки нормативних актів.

"Серед негативних моментів – той, що в подальшому буде велика кількість позовів і скарг про невідповідність електронної інформації фактичній. Це може стосуватися причин звільнення або іншої інформації, яка вноситься до реєстру. Тому можу порадити всім перевіряти дані про себе, які вносяться роботодавцем, оскільки чим швидше буде виявлено невідповідність, тим швидше вона буде подолана", – каже Шульгин.

До того ж, в день звільнення працівник не зможе перевірити коректність запису в трудовій.

"Якщо роботодавець подасть звіти неправильно або взагалі їх не подасть, записи про звільнення в трудовій не буде. На цей момент, навіть копія паперової трудової книжки та наказу про звільнення не вирішують ситуацію, що склалася. Пенсійний фонд може тільки відправити запит роботодавцю з проханням подати відповідні звіти", – говорить Орлов.

Він додав, що є ще один несподіваний нюанс – назва компанії підтягується до пенсійного фонду за кодом ЄДРПОУ. А якщо назва компанії зміниться, то у вашій історії роботи буде вже нова назва. Наприклад, якщо у вас досвід роботи в будівельній сфері і компанія називалася "будівельник 6", а потім вона перепрофілювалася і змінила назву на "автоломбард 2", то у вас в пенсійному кабінеті буде "автоломбард 2", що буде виглядати трохи дивно.

Зореслава Кудиба додала, що більшість не довіряють цій ініціативі зовсім, а державі потрібно буде зосередитися на максимальному захисті даних українців.

"З метою експерименту я особисто вирішила протестувати нововведену систему "Електронна трудова книжка". І була трохи розчарована. В електронній версії моєї трудової книжки містяться незрозумілі записи про звільнення мене з роботи, яких насправді не було. Якщо в інформації про страховий стаж є відомості про стаж роботи на двох підприємствах за цей період, то в електронній трудовій книжці занесені записи про декілька звільнення за цей період і повторні прийняття на роботу.

Тому у мене питання: яким чином ці відомості з'явилися, і хто тепер це виправлятиме? А для осіб, які виявлять це пізніше? Коли так званий пробний період завершиться, буде потреба в отриманні виписки про стаж?" – каже Кудиба.

Денис Соловей додає, що всі перенесені дані з паперової версії до електронної необхідно ретельно перевірити, так як існує ймовірність відображення некоректної інформації.

"Відповідальність за збереження даних в електронному вигляді лежить на державі, однак якщо її було пошкоджено або резервні копії, можливі проблеми з підтвердженням стажу, тому краще зберегти паперову версію трудової книжки. Ще однією складністю є перенесення даних про трудовий стаж до 1998 року. Якщо ж відомості за цей період не точні або взагалі відсутні, то для багатьох буде проблемою відшукати документи за той період", – підсумував Соловей.